Setiap perusahaan, lembaga bahkan organisasi pasti memerlukan suatu acuan untuk menjalankan perusahaan. Panduan untuk melaksanakan tugas dan acuan untuk mencapai target. Oleh karena itu, standar operasional prosedur harus dibuat sedemikian rupa agar semua panduan masuk ke dalam dokumen SOP.
Standar operasional prosedur disusun untuk merapikan, memudahkan, menertibkan dan membuat sistematis suatu pekerjaan. Hal ini akan memudahkan perusahaan mengontrol semua karyawan yang bertanggung jawab pada masing-masing lini.
Tahapan Membuat SOP Perusahaan Jasa
Tahapan dalam pembuatan prosedur standar operasional pada perusahaan jasa hampir sama dengan perusahaan yang lainnya karena pada dasarnya telah diatur dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008. Perbedaan mendasarnya adalah visi misi dari suatu perusahaan dan target yang ditetapkan oleh perusahaan. Pada peraturan tersebut, dijelaskan beberapa tahapan untuk membuat prosedur standar operasional perusahaan antara lain:
- Membentuk tim
Tim terdiri dari human resources department dan kepala-kepala dari setiap bagian serta konsultan dari luar perusahaan untuk membimbing dan mengoreksi prosedur standar operasional yang akan dibuat. Setiap kepala bidang diperlukan dan dilibatkan dalam pembuatan SOP karena merekalah yang mengetahui prosedur kerja dari setiap departemen mereka. Selain itu, aturan pada setiap departemen ditentukan dan disahkan oleh kepala departemen.
Selain anggota tim dari internal perusahaan, pembuatan prosedur standar operasional harus melibatkan pihak eksternal perusahaan yaitu seorang konsultan SOP. Mereka memiliki pengetahuan dalam bidang ini. Selain itu, pihak eksternal akan dapat memberikan masukan terkait pembuatan prosedur standar operasional perusahaan.
- Susunan pekerjaan
Untuk membuat prosedur standar operasional dari setiap lini maka harus diketahui terlebih dahulu susunan pekerjaan yang ada pada setiap divisi. Setiap kepala departemen dan beberapa karyawan dilibatkan untuk mengetahui kebiasaan pekerjaan yang selalu dilakukan setiap hari. Sehingga prosedur akan dapat mencakup seluruh karyawan.
- Proses bisnis
Setiap proses bisnis pada setiap lini dipetakan untuk mengetahui kegiatan setiap proses dan keterkaitan antar divisi. Setiap kegiatan dilakukan pencatatan dan setiap dokumen yang dibutuhkan direkam dan dikumpulkan. Kemudian dipetakan pula siapa yang bertanggung jawab dalam setiap proses. Setiap divisi akan dipetakan secara detail dan mendalam untuk mempermudah proses berikutnya.
- Pengumpulan data
Pemetaan proses bisnis yang telah didapatkan kemudian ditelusuri data dan dokumen yang digunakan. Selanjutnya dikumpulkan pada setiap proses pada setiap divisi. Kemudian digunakan untuk melengkapi data pembuatan standar operasional prosedur.
Setiap dokumen yang didapatkan dilakukan penelusuran siapa yang bertanggung jawab terhadap dokumen tersebut dan perekaman dokumen. Hal ini untuk mengetahui kemungkinan kebocoran data. Sehingga, dapat diperbaiki dengan menerapkan pada standar operasional prosedur.
- Pembuatan diagram alir
Setelah dikumpulkan data dan dokumen yang dibutuhkan, kemudian divisualisasikan dalam bentuk diagram alir. Hal ini untuk memudahkan untuk mengetahui hubungan antar divisi. Sehingga keterkaitan antar divisi dapat diketahui dengan mudah. Selanjutnya setiap diagram alir dinarasikan sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab, personel yang masuk dalam divisi tersebut.
Selain itu, juga diketaui jenis dokumen apa saja yang digunakan. Hal ini untuk mengetahui kemungkinan yang terjadi pada divisi tersebut. Sehingga dapat diberikan solusi ketika kemungkinan masalah itu terjadi.
- Pemeriksaan ulang diagram alir
Diagram alir yang telah disusun dan dinarasikan kemudian dilakukan pemeriksaan ulang pada setiap bagiannya. Hal ini dilakukan untuk memastikan tidak ada kesalahan. Pemeriksaan ulang dilakukan dengan membagikan diagram alir pada setiap divisi. Hal ini karena setiap divisi tersebut yang benar-benar mengetahui proses yang berjalan dan yang akan menaati standar operasional prosedur tersebut.
Pemeriksaan ulang dipimpin oleh kepala bagian pada masing-masing divisi. Sehingga mereka dapat memberikan koreksi, penambahan, pengurangan ataupun masukan terhadap diagram alir yang dibuat sebelum masuk tahap akhir.
- Uji Coba Standar Operasional Prosedur
Proses selanjutnya yaitu proses uji coba standar operasional yang telah disusun. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan standar operasional. Apabila timbul masalah, maka standar operasional dapat segera dilakukan perbaikan sebelum disetujui. Uji coba dapat dilakukan berulang sampai didapatkan standar operasional yang sesuai dengan keadaan divisi tersebut.
- Penetapan Standar Operasional Prosedur
Setelah dilakukan uji coba berkali-kali hingga mendapatkan standar operasional yang sesuai dengan proses pada masing-masing divisi kemudian dilakukan penetapan prosedur standar. Prosedur yang telah ditetapkan selanjutnya harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap personel pada masing-masing divisi.
Contoh Standar Operasional Prosedur Pada Perusahaan Jasa
Jasa Digital, Merupakan perusahaan yang dibidang jasa pembuatan website. Berikut merupakan standar operasional yang berlaku pada perusahaan tersebut.
- Tujuan
- Menyediakan pelayanan jasa pembuatan website
- Melayani optimasi website
- Melayani pembuatan aplikasi berbasis website
- Melayani pembuatan faktur dan pencatatan biaya
- Prosedur kerja
- Karyawan masuk setiap hari Senin-Jumat
- Jam 08.15 WIB karyawan sudah berada di kantor
- Jam 12.00-13.00 WIB adalah jam istirahat, pada hari jumat istirahat hingga jam 13.30 WIB.
- Jam 17.00 WIB adalah jam pulang, jika pekerjaan belum selesai diperbolehkan lembur.
- Lembur lebih dari jam 19.00 WIB akan dibayar sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.
